Hoe Urban Arrow zijn wereldwijde dealernetwerk heeft uitgebreid met een op maat gemaakt Mendix-portaal

Urban Arrow is een fabrikant van elektrische bakfietsen in het premiumsegment. Het bedrijf verkoopt fietsen aan particulieren en bedrijven, waaronder bezorgfietsen voor Coolblue. De missie van het bedrijf is om steden leefbaarder te maken met slimme logistieke oplossingen. Urban Arrow is actief in West-Europa, de Verenigde Staten en Canada. De fietsen worden in deze landen gedistribueerd via een uitgebreid dealernetwerk.

Om deze dealers te ondersteunen, beschikte het bedrijf over een verouderd dealerportaal met beperkte functionaliteit. Urban Arrow wilde de status van bestellingen transparanter maken voor dealers om fouten en misverstanden te voorkomen en betere ondersteuning te bieden. Erwin Willems, CFO en producteigenaar van het nieuwe portaal, legt uit: „We bestaan nu tien jaar en hebben een aanzienlijke groei doorgemaakt, vooral de afgelopen jaren. Dit betekent dat we dealers hebben die honderden fietsen per jaar verkopen. Voor hen is het cruciaal om de juiste informatie binnen handbereik te hebben. Urban Arrow blijft groeien, dus waren we op zoek naar een platform dat dynamisch met het bedrijf mee kan groeien.”

Om vertrouwd te raken met zowel het Mendix-platform als Emixa, heeft Urban Arrow eerst een test uitgevoerd door een kleinschalige app te bouwen. Deze app was bedoeld voor de accountmanagers van het bedrijf en stelde hen in staat om samen met dealers bestellingen in te voeren. Voorheen werden deze bestellingen voor elke fiets handmatig in het ERP-systeem ingevoerd. Met de app werd het mogelijk om complete partijen in te plannen. De nieuwe invoermethode is veel efficiënter voor accountmanagers, waardoor de kwaliteit van de gegevensinvoer verbetert en ze veel tijd besparen. Willems legt uit dat het een zeer succesvolle test was.

Vervolgens werd het dealerportaal in twaalf tweewekelijkse sprints gebouwd. Het portaal zorgt ervoor dat verkopen via het dealerkanaal administratief worden verwerkt in het ERP-systeem. Dealers krijgen ook meer inzicht in productinformatie, levertijden, geschikte accessoires, en bestellingen en facturen. Dealers kunnen nu bestellingen wijzigen, referenties toevoegen en zien wanneer een bestelling vertraging oploopt. Dankzij het klantenportaal kunnen dealers hun klanten beter van dienst zijn en verwachtingen effectiever managen. Bovendien is er minder communicatie nodig tussen dealers en Urban Arrow, aangezien dealers veel zaken zelf kunnen afhandelen.

Het dealerportaal is geïntegreerd met de ERP- en PIM-systemen. Ook de digital asset manager Cloudinary is gekoppeld voor het beheer van foto’s. Urban Arrow begreep dat het portaal op maat moest worden gemaakt en dat het bedrijf niet kon volstaan met een abonnement op standaardsoftware. Met een gepersonaliseerd en intuïtief ontwerp betrekt het bedrijf dealers op logische wijze bij het proces, zonder dat gebruikers ingewikkelde handleidingen hoeven door te nemen. De verschillende gegevensstromen, waaronder betalingsgegevens, klantgegevens en bestellingen, zijn succesvol samengevoegd in één geïntegreerd systeem.