KLEA - Advocatenkantoor

Net als elk groot bedrijf begon Legal Studio met de simpele vraag: kan dit niet anders? In dit geval ging het om repetitieve juridische handelingen die elke keer weer veel tijd en geld kostten. Filip Corveleyn, medeoprichter van Legal Studio, was een advocaat met een grote interesse in technologie. Hij zag dat advocaten een groot deel van hun kostbare tijd besteden aan taken waarvoor strikt genomen geen juridische opleiding nodig is en die gemakkelijk geautomatiseerd zouden kunnen worden.

Voor complexe juridische kwesties is het gebruikelijk om een advocaat een aanzienlijk uurtarief te betalen, maar voor repetitief juridisch werk is dit noch logisch, noch noodzakelijk, redeneert Corveleyn. Hij zag ook dat de processen voor het opstellen en valideren van standaardbesluiten van aandeelhouders of besturen inefficiënt waren en aanzienlijke middelen in beslag namen.

Corveleyn besloot de mogelijkheden om deze processen te digitaliseren nader te onderzoeken. Bij het modemerk Levi Strauss, het eerste bedrijf dat hij onder de loep nam, ontdekte hij dat zelfs basisprincipes zoals het formeel benoemen van een nieuwe bestuurder of het bijeenroepen van een aandeelhoudersvergadering gepaard gingen met een tijdrovend en duur papierwerk. Het simpelweg vervangen van bestuurders in verschillende landen, het goedkeuren van jaarrekeningen, het verlenen van volmachten – kortom, vrijwel de gehele juridische infrastructuur – kon slimmer en efficiënter worden aangepakt.

Met het KLEA-platform had Corveleyn een product, maar nog geen bedrijf. Hij zag echter het potentieel van KLEA en richtte samen met zijn voormalige collega bij Allen & Overy, Anthony Verhaegen, Legal Studio op. CTO Bart Reyserhove kwam erbij en met nieuwe inzichten en waardevolle feedback van klanten werkten ze aan de volgende versie van KLEA.

De processen zijn nu gestroomlijnd en alle gegevens zijn vanaf één centrale locatie toegankelijk. Dankzij KLEA kun je direct zien of iedereen over de juiste bevoegdheden of documenten beschikt, maar ook bijvoorbeeld of alle bestuurders een besluit of dividend hebben goedgekeurd. Moet de benoeming van een bestuurder in meerdere landen worden bevestigd? KLEA zorgt ervoor dat de juiste paspoortgegevens op tijd op alle locaties beschikbaar zijn.

Het platform maakt ook gebruik van automatiseringstools zoals digitale handtekeningen en single sign-on. Dit betekent dat documenten veel sneller kunnen worden ondertekend en dat vertragingen, bijvoorbeeld doordat iemand zijn wachtwoord is vergeten, tot het verleden behoren. Met KLEA verspillen gebruikers geen kostbare tijd met het zoeken naar de juiste informatie, zodat juridische experts zich volledig kunnen concentreren op hun kerntaken.

KLEA heeft daarmee de administratieve processen voor de juridische sector fundamenteel veranderd en versneld. Het koppelt automatisch de juiste persoon aan de juiste workflows en documenten. Dit betekent dat gebruikers direct kunnen zien of alle bestuurders een besluit of dividend hebben goedgekeurd. Klanten van Legal Studio realiseerden op deze manier een tijdwinst van 60 procent en konden de operationele kosten met meer dan 40 procent verlagen.

Het platform is inmiddels actief in 80 landen. Klanten worden via slimme workflows gekoppeld aan juridische documenten in meer dan veertig talen, waarbij juridische experts de naleving van de regelgeving waarborgen. Na drie jaar verwerkt het platform bijna twee miljard euro aan omzet.