Verandermanagement: mensen centraal in SAP S/4HANA‑implementaties

In de snel veranderende wereld van bedrijfsvoering is digitalisering, zoals de implementatie van SAP S/4HANA, een ambitieus doel. De voordelen zijn duidelijk – procesoptimalisatie, centralisatie van gegevens en verbeterde besluitvorming – maar het veranderingsproces kan ook een uitdaging vormen. Die uitdaging ligt in een van de belangrijkste – zo niet dé belangrijkste – schakels van een organisatie: de mensen.

Verandermanagement is cruciaal om ervoor te zorgen dat de S/4HANA-implementatie soepel verloopt en de digitale transformatie van uw organisatie bevordert. In deze blog gaan we dieper in op de essentie van verandermanagement bij SAP S/4HANA-implementaties en delen we enkele praktische strategieën voor een succesvolle verandering.

De kern van verandermanagement bij SAP S/4HANA-implementaties

Verandermanagement bij SAP S/4HANA-implementaties draait om het begrijpen en begeleiden van de menselijke aspecten van verandering. Het gaat niet alleen om het technische aspect van de software-implementatie, maar ook om het begeleiden van mensen tijdens het proces van aanpassing aan nieuwe systemen, processen en werkwijzen. Dit is cruciaal in een (publieke) cloudomgeving waar een ‘Fit-to-standard’-benadering geldt. In deze blog richten we ons vooral op het ‘hoe’ van de verandering: hoe we mensen voorbereiden, begeleiden en ondersteunen bij veranderingen binnen de organisatie.

Hoe communiceer je over de overstap naar SAP S/4HANA?

Open en regelmatige communicatie legt de basis voor positieve verandering binnen de SAP S/4HANA-implementatie. Het is belangrijk om medewerkers te informeren over de redenen achter de verandering, de voordelen die deze met zich meebrengt en hoe deze hun dagelijkse werk zal beïnvloeden. Waarom veranderen? Welke waarde heeft de verandering voor jou als individu? Dit zijn enkele voorbeelden van vragen die beantwoord moeten worden. Dit zorgt niet alleen voor duidelijkheid, maar kan ook onzekerheid en weerstand tegen verandering verminderen.

Hoe betrek je leidinggevenden bij de implementatie?

Leidinggevenden moeten niet alleen het belang en de bedoeling van de verandering benadrukken, maar ook als rolmodel fungeren. Wanneer leidinggevenden enthousiast zijn over SAP S/4HANA, zullen medewerkers eerder geneigd zijn om hun voorbeeld te volgen. Een workshop over verandermanagement, afgestemd op het (senior) management, biedt hiervoor de perfecte gelegenheid en is een voorbeeld van hoe we het management betrekken bij deze verandering binnen de organisatie.

Hoe vergroot je de betrokkenheid bij SAP S/4HANA?

Betrek medewerkers vanaf het begin bij het project. Zij hebben waardevolle inzichten en kunnen bijdragen aan het ontwerp van het nieuwe SAP S/4HANA-systeem. Dit vergroot het gevoel van eigenaarschap en vermindert weerstand.

Hoe zorg je voor het juiste kennisniveau bij medewerkers?

Functionele training is toch voldoende? Nee. Uitgebreide training om ervoor te zorgen dat medewerkers vertrouwd raken met SAP S/4HANA is essentieel, maar naast de functionaliteit moeten de betrokken medewerkers ook het (nieuwe) bijbehorende proces begrijpen. Het helpt enorm om te definiëren wat mensen moeten ‘weten’ (wat betreft gerelateerde integraties of informatie) en wat mensen moeten ‘kunnen’ (functioneel in het systeem). Zo maken we impact bij de betrokken medewerkers en brengen we de voordelen in kaart.

Hoe zorg je samen voor verandering binnen het implementatieproject?

Veranderambassadeurs zijn effectieve (project)teamleden die verantwoordelijk zijn voor verschillende aspecten van de verandering, zoals communicatie, training en probleemoplossing. Dit verdeelt de verantwoordelijkheid en verhoogt de efficiëntie. Bovendien houden deze mensen, met name bij grote projecten, de verandermanager in de gaten met betrekking tot de verschillende aspecten van de verandering in het project.

Strategieën voor een succesvolle SAP S/4HANA-implementatie

Duidelijke doelstellingen: Definieer duidelijk wat je met de SAP S/4HANA-implementatie wilt bereiken en wat de onderliggende intentie is, en communiceer dit naar de hele organisatie. Dit draagt bij aan een gemeenschappelijk begrip van de verandering en aan transparantie. Vergeet niet het menselijke aspect te benadrukken, zoals de meerwaarde voor de medewerkers. Het is immers een holistisch bedrijfsproject en geen IT-project.

Gefaseerde implementatie: Implementeer SAP S/4HANA stap voor stap om overweldiging te voorkomen. SAP heeft zijn Activate-methode afgestemd op de aanpak van verandermanagement. Hierin worden het doel en de activiteiten voor verandering voor elk van de zes projectfasen benadrukt.

Figuur 1. De SAP Activate-methodologie met een focus op verandermanagement per fase

Veranderambassadeurs: Niet alleen managers, maar ook enthousiaste medewerkers kunnen anderen inspireren. Identificeer deze medewerkers en train hen in de veranderingen die SAP S/4HANA met zich meebrengt, zodat zij anderen kunnen inspireren. Deze ambassadeurs kunnen fungeren als bruggenbouwers tussen het projectteam en de rest van de medewerkers. Mobiliseer dus ambassadeurs en breng de verandering samen tot stand!

Feedback en bijsturing: Sta open voor feedback van medewerkers en betrek deze (waar mogelijk) bij de keuzes die worden gemaakt met betrekking tot SAP S/4HANA. Dit laat zien dat hun inbreng wordt gewaardeerd en kan de acceptatie van de verandering vergroten.

Meetbare resultaten: Stel meetbare KPI’s vast om het succes van de verandering te evalueren. Dit biedt inzicht in welke gebieden goed presteren en waar aanpassingen nodig zijn. Voorbeelden hiervan zijn statistieken over het systeemgebruik en het bijhouden van het aantal incidenten of weerstand vanuit de organisatie.

Ondersteuning na de implementatie: Bied voortdurende ondersteuning bij het gebruik van SAP S/4HANA. Beantwoord bijvoorbeeld ook na de implementatie vragen en los problemen op. Dit helpt het vertrouwen in het nieuwe systeem te vergroten.

Verandering is een traject en verdient aandacht en toewijding bij een digitale transformatie. Wij bieden u graag de tools hiervoor en denken met u mee om het digitale traject van uw organisatie en uw medewerkers toekomstbestendig te maken met de juiste veranderingsaanpak.

Neem contact op

Klaar voor een bedrijfsverandering? Bij Emixa delen we graag onze uitgebreide inzichten met u. Neem contact met ons op om te ontdekken hoe onze aanpak uw organisatie kan helpen floreren in het cloudtijdperk. Laten we samen de reis naar meer efficiëntie en effectiviteit beginnen!

Kevin Uitman

Kevin is consultant op het gebied van digitale en bedrijfstransformatie bij Emixa. Hij beschikt over aantoonbare kennis en ervaring met SAP S/4HANA en is gespecialiseerd in S/4HANA-implementaties.