Hoe faalkosten in bouwprojecten te verlagen

De kosten van mislukkingen vormen het grootste deel van de onverwachte uitgaven in de bouw- en infrastructuursector. Wist u dat deze kosten alleen al in de Nederlandse bouwsector jaarlijks in de miljarden lopen? Het is een groot en groeiend probleem. Vooral wanneer er bij grote projecten met meerdere aannemers wordt gewerkt, is het notoir moeilijk om grip te houden op de financiële status van een project. Hoe kunt u dan grip krijgen op lopende projecten om uw faalkosten te verlagen?

Waar komen faalkosten vandaan?

Faal- en extra kosten zijn bijkomende uitgaven die in verschillende fasen van een project ontstaan. Hoewel sommige extra kosten buiten je controle liggen – zoals kosten als gevolg van vertragingen door slecht weer of de beperkte beschikbaarheid van derden – zijn de meeste faal- en extra kosten het gevolg van fouten. Deze fouten doen zich voor bij de planning, de uitvoering en de communicatie tussen de verschillende betrokken partijen. Het goede nieuws is dat bouw- en infrastructuurbedrijven de mogelijkheid hebben om de controle te nemen. Hoe kunnen ze dit bereiken?

Controle krijgen met een modern ERP-systeem

Bouw- en infrastructuurbedrijven kunnen – letterlijk – profiteren van het gebruik van een modern en centraal ERP-systeem. Wanneer alle projectgegevens in één systeem worden verwerkt, wordt de projectadministratie eenvoudiger te overzien. Dit biedt bedrijven realtime inzicht in lopende projecten, waardoor ze proactief budgetten en deadlines kunnen beheren en zo faalkosten kunnen verminderen. Hoe werkt dit precies?

1. Administratie op de bouwplaats

   De meeste ERP-systemen beschikken over gebruiksvriendelijke mobiele apps waarmee projectadministratie op locatie kan worden uitgevoerd. Wanneer bouwvakkers direct na hun dienst hun gewerkte uren en gebruikte materialen registreren, wordt de administratie onmiddellijk bijgewerkt. Dit biedt planners en managers directe informatie, waardoor ze strakkere controle hebben over budgetten en deadlines.

2. Verbeterde werkplanning

   Dankzij betere inzichten kunnen projectplanners de benodigde arbeidskrachten en materialen nauwkeuriger inschatten. Dit maakt een preciezere teamplanning en een betere inkoop en distributie van materialen mogelijk, waardoor alles en iedereen op het juiste moment en op de juiste plaats beschikbaar is. Zo wordt gegarandeerd dat de projectdeadlines worden gehaald.

3. Verbeterde materiaalaankoop

   Wanneer inkopers met actuele informatie werken, kunnen ze ervoor zorgen dat materialen tegen de beste (prijs)voorwaarden worden ingekocht. Een goed georganiseerd inkoopproces garandeert bovendien dat de juiste materialen op het juiste moment en op de juiste plaats aankomen, waardoor de werkzaamheden op de bouwplaats zonder vertraging van start kunnen gaan. Dit voorkomt dat projecten stilvallen door een gebrek aan materialen.

4. Informatie delen met derden

   In de loop der jaren zijn bouw- en infrastructuurprojecten in omvang en reikwijdte toegenomen. Het is tegenwoordig gebruikelijk om aan projecten te werken waarbij meerdere aannemers, leveranciers en andere partners betrokken zijn. Een modern ERP-systeem vergemakkelijkt de integratie van derden in uw projectbeheer. Tegenwoordig kunnen derden hun uren, materialen en andere kosten registreren via slimme apps en portalen, waardoor u een uitgebreid overzicht krijgt van lopende projecten en meer controle hebt.

5. Leren van projecten

   Wanneer alle processen worden vastgelegd in een centraal ERP-systeem, dat door alle afdelingen in alle fasen van een project wordt gebruikt, levert dit meer op dan alleen inzichten: het maakt data-analyse mogelijk. Hierdoor kunnen bouw- en infrastructuurbedrijven leren van eerdere projecten, wat leidt tot een efficiëntere uitvoering van toekomstige projecten.

Een ingrijpende verandering

Realtime inzicht in de kosten en voortgang van projecten? Het is mogelijk! Het succes hangt echter af van de brede acceptatie van het ERP-systeem. De hele organisatie moet het systeem consequent gebruiken en informatie nauwkeurig en tijdig verwerken. Dit is een ingrijpende verandering voor veel bedrijven in deze sector, waar afdelingen vaak aanzienlijke vrijheid krijgen om hun eigen werkwijzen toe te passen. Een succesvolle verandering hangt nauw samen met effectief verandermanagement. Bij Emixa begeleiden we organisaties bij deze veranderingen en zorgen we ervoor dat iedereen in de organisatie optimaal gebruikmaakt van het systeem.