Autohopper: hoe deze no‑nonsense autoverhuurder operationele rapportage op orde kreeg

Het snelgroeiende autoverhuurbedrijf Autohopper heeft 130 vestigingen, waardoor het bedrijf in korte tijd is uitgegroeid tot de op één na grootste autoverhuurder van Nederland. Daarom is het van essentieel belang om realtime inzicht te hebben in zaken als bezettingsgraad en omzetcijfers. Niet alleen voor vestigingsmanagers, maar ook voor de Autohopper-organisatie en moederbedrijf Louwman Group. We spraken met Carolien Leutscher en Roel Steunenburg (Autohopper) en Jeroen van de Water (Louwman Group). Hoe hebben zij de operationele rapportage opgezet met zinvolle informatie voor alle belanghebbenden?

Een no-nonsense-aanpak

Autohopper noemt zichzelf een no-nonsense autoverhuurbedrijf – en maakt die belofte zeker waar. Toen het in 2017 geen geschikte software kon vinden, bouwde het (samen met Emixa) zijn eigen verhuurplatform met behulp van de low-code- -software van Mendix. Zelfs na de overname door de Louwman Group in 2021 is Autohopper trouw gebleven aan deze aanpak. De IT wordt nog steeds intern verzorgd, onder leiding van IT-manager Carolien Leutscher:
„We kunnen veel zelf doen, vooral omdat we met low-code-software werken. Maar toen Roel mijn team om operationele dashboards vroeg, wist ik dat dit een behoorlijk project zou worden.”

Want het maken van een dashboard klinkt misschien eenvoudig, maar roept veel vragen op. Wat is het doel van de rapportages? Wie heeft welke informatie nodig? Op basis van welke gegevens? En hoe maken we die gegevens toegankelijk en hoe slaan we ze op?

Sterke centrale data-expertise

Dit zijn precies het soort vragen waar Jeroen van de Water, Manager van het Customer Experience Centre bij de Louwman Group, dagelijks mee te maken heeft:
“Als je gegevens centraal beheert, haal je er het maximale uit. In de loop der jaren hebben we een sterk datacentrum opgebouwd, dat deel uitmaakt van het centrale Customer Experience Centre. Hoewel het aanvankelijk vooral gericht was op CRM, werkt het nu breder vanuit een centraal platform.”

Het data-expertiseteam heeft zich de afgelopen twee jaar aanzienlijk ontwikkeld:
“We hebben een jong en professioneel team dat werkt volgens een duidelijke datastrategie en -governance. We pakken een breed scala aan vraagstukken aan. Omdat de Louwman Group de afgelopen jaren veel bedrijven heeft overgenomen, hebben we ook steeds vaker te maken met bedrijfsgerelateerde data-uitdagingen.”

Kansen benutten met rapportage

Operationele rapportage is hier een goed voorbeeld van. Roel Steunenburg, directeur van Autohopper, legt uit:
„Natuurlijk waren er al financiële rapportages, maar die keken vooral terug. Omzetcijfers waren bijvoorbeeld gebaseerd op facturen – maar die volgen pas na de verhuurperiode. Operationele rapportage moet filiaalmanagers helpen hun prestaties te verbeteren. Het is veel nuttiger als je de verwachte omzet uit je reserveringen kunt zien. Op die manier heb je nog tijd om actie te ondernemen.”

Roel ziet nog meer mogelijkheden:
“Via ons verhuurplatform beschikken we over een enorme hoeveelheid relevante gegevens. Hier liggen nog volop kansen. Voor mij zijn deze operationele rapportages nog maar het begin.”

Roel Steunenburg, links, en Jesper Kerstens, rechts

Een lastige puzzel

Toch was het een behoorlijke puzzel – zowel voor Autohopper als voor het data-expertisecentrum.
Hoe geven we filiaalmanagers zinvolle inzichten binnen hun vertrouwde Mendix-omgeving? Hoe zorgen we ervoor dat gegevens veilig en gecentraliseerd op het platform staan? En hoe richten we dit zo in dat het voldoet aan toekomstige rapportagebehoeften?

Dat was de reden om Emixa in te schakelen. Het team kent de bedrijfsprocessen van Autohopper en de Mendix-omgeving goed. Bovendien beschikt het over een sterk Data & Analytics-team met ervaring in diverse tools, zoals Microsoft en Databricks.

Jeroen:
“Het was de ideale oplossing: een team dat het bedrijf goed kent en ook bereid was om volgens de standaarden van ons expertisecentrum te werken – zodat wij de verantwoordelijkheid konden nemen voor het beheer van de gegevens en rapportages. Jesper Kerstens en Senne van Vliet van Emixa hebben hier echt met ons aan samengewerkt.”

Uitgaan van de behoeften

Het uitgangspunt van elk rapportageproject is het in kaart brengen van de behoeften van de verschillende doelgroepen. Wat willen ze zien – en hoe gaan ze dit daadwerkelijk gebruiken in hun functie? Roel:
“Ik wilde iedereen een digitale check-in geven, zodat je elke ochtend precies weet hoe je ervoor staat met de prestatie-indicatoren die voor jou relevant zijn.”
Emixa organiseerde een workshop met medewerkers van Autohopper om deze input te verzamelen.

Een solide datamodel

De volgende stap was het ontsluiten van data uit de Mendix-omgeving van Autohopper naar het centrale dataplatform. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan – want wat valt er precies onder ‘omzet’, ‘verhuur’ of ‘bezettingsgraad’? Emixa organiseerde verschillende sessies met het data-expertisecentrum om het datamodel te ontwerpen.

Jeroen:
“We werkten strak achter elkaar aan. Emixa verzamelde de gebruikersvereisten en de gegevensinventaris van Autohopper, en wij zorgden ervoor dat deze gegevens beschikbaar kwamen in de centrale Louwman-omgeving. Emixa verwerkte de gegevens en wij valideerden deze aan de hand van onze ontwikkelingsstandaarden. Vervolgens stelde Emixa de rapporten op, die wij opnieuw valideerden. Op die manier voldeed alles aan onze standaarden en governance.”

Van links naar rechts: Jeroen van de Water, Carolien Leutscher, Jesper Kerstens

Gegevensuitwisseling

Toen eenmaal duidelijk was wat er moest gebeuren – en hoe – was het tijd om de gegevens daadwerkelijk tussen de twee organisaties uit te wisselen. Altijd een spannende stap.

“Zodra de gegevensuitwisseling tussen Mendix en het centrale platform was geregeld, kon het Emixa-team beginnen met het bouwen van dashboards in Power BI. Deze dashboards moesten ook beschikbaar zijn in Mendix, zodat de filiaalmanagers van Autohopper in hun vertrouwde omgeving konden blijven werken. Op die manier konden we de financiële rapportages snel operationeel maken.”

Samen leren

Toen dat eenmaal was geregeld, kon het team snel aan de slag om de operationele rapportages op te leveren. Het voorbereidende werk was immers al gedaan. De eerste twee dashboards zijn nu live. Roel:
“Vestigingen kunnen tot twee jaar terugkijken in de transactiegegevens. Ze kunnen ook zien hoe ze presteren in vergelijking met de top drie vestigingen. Op deze manier blijven we van elkaar leren. Bovendien hebben we nu een solide basis om nog datagestuurder te werken.”

Wat zijn de plannen voor de toekomst? Roel:
“De volgende stap is voorspellende analyses – bijvoorbeeld het bepalen van de optimale voorraad voor de feestdagen. Of het voorspellen welke auto’s de grootste kans hebben op schade.”

Toegevoegde waarde

Het gevaar van elk rapportageproject is dat dashboards in de praktijk uiteindelijk niet worden gebruikt. Hoe zit dat nu, zes maanden nadat de eerste dashboards live zijn gegaan? Carolien:
“Onlangs mislukte een nachtelijke gegevensimport. We kregen meteen een telefoontje van een filiaalmanager: ‘Waar zijn mijn gegevens?’ Dat is een goed teken dat ze worden gebruikt.”