Hoe PCS Innotec de controle over zijn SAP S/4HANA-implementatie terugkreeg door governance, change management en gebruikersacceptatie voorop te stellen
Productie
• Inefficiënt projectmanagement, met een gebrek aan structuur en transparantie
• Onvoldoende gestructureerd incident en change management, wat leidde tot terugkerende problemen
• Grote afhankelijkheid van de externe implementatiepartner
• Geen gestructureerde aanpak voor datamigratie en testing
• Lage gebruikersbetrokkenheid en stroef verlopen van communicatie binnen de organisatie
• Tijdige oplevering binnen het budget en volgens het verwachte kwaliteitsniveau
• Minder IT-incidenten door structurele aanpak van de onderliggende oorzaken
• Hoge gegevenskwaliteit en een grondig getest, goedgekeurd systeem bij de ingebruikname
• Meer vertrouwen binnen de organisatie en een hogere acceptatie door de gebruikers
SAP S/4HANA
PCS Innotec International, een in België gevestigde ontwikkelaar van onderhouds-, reparatie- en reinigingsproducten voor professioneel gebruik, die gespecialiseerde technici in de automobiel-, industriële en bouwsector bedient, stond voor aanzienlijke uitdagingen tijdens de implementatie van SAP S/4HANA binnen de groep en de dochterondernemingen.
Kristof Deckers, CFO van de groep, verwoordde het duidelijk:
"Ik miste structuur en transparantie, waardoor ik onvoldoende zekerheid had over de voortgang en de kosten van het project."
Dat gebrek aan structuur en transparantie was uiteindelijk de reden waarom PCS Innotec bij Emixa terechtkwam.
De structuur herstellen bij een vastgelopen implementatie
Voordat Emixa in beeld kwam, stuitte het project op talrijke obstakels. Het projectmanagement miste structuur, de processen voor incident- en wijzigingsbeheer waren onvoldoende gedefinieerd en terugkerende problemen bleven de kop opsteken zonder dat de oorzaak ervan werd aangepakt. Omdat de interne IT-capaciteit beperkt was, was PCS Innotec sterk afhankelijk geworden van zijn externe implementatiepartner, zonder dat er een gestructureerde aanpak voor gegevensmigratie of testen was om op terug te vallen. Bovendien was de betrokkenheid van de gebruikers laag en verliep de communicatie binnen de organisatie traag, waardoor het bedrijf er niet van overtuigd was dat het nieuwe systeem na de livegang daadwerkelijk goed zou aanslaan.
Deckers benadrukte verder,
"Het is cruciaal om de hele organisatie vanaf het allereerste begin erbij te betrekken en hen medeverantwoordelijk te maken voor het project."
Van reactief brandbestrijding naar een gecontroleerd, gestructureerd programma
Wat PCS Innotec nodig had, was niet meer technische expertise. Het was een partner die snel kon handelen en orde kon scheppen. Deckers herinnert zich het moment waarop hij ervan overtuigd raakte dat Emixa de juiste keuze was:
"Een van de eerste dingen waar ik bij zo’n beslissing op let, is een duidelijk sense of urgency. De dag na ons eerste telefoongesprek zaten de managing director van Emixa België en een van hun meest ervaren consultants al aan onze tafel.
Vanaf dat moment was de aanpak van Emixa erop gericht om de controle, structuur en het vertrouwen in het hele programma te herstellen. Dat hield in dat er een gestructureerd projectmanagementkader werd geïntroduceerd, dat de rollen en verantwoordelijkheden tussen interne en externe teams werden verduidelijkt en dat er robuuste IT-servicemanagementprocessen werden opgezet. Een strategie voor databeheer en -migratie verving de eerdere ad-hocaanpak, in combinatie met een gestructureerde testmethodologie die vóór de livegang moest worden toegepast. Het effect was al snel zichtbaar, zoals Deckers opmerkte:
"Rollen en verantwoordelijkheden werden duidelijker, wat een positief effect had op de timing, kwaliteit en kosten."
Structuur, duidelijkheid en change management waarbij de mens centraal staat
Dankzij deze gestructureerde, mensgerichte aanpak werd het project op tijd, binnen het budget en met de verwachte kwaliteit opgeleverd. Het aantal IT-incidenten nam af door het structureel aanpakken van de onderliggende oorzaken, het change management werd verankerd met een duidelijke zakelijke onderbouwing en de gegevenskwaliteitsborging was van hoog niveau. Het systeem werd grondig getest en goedgekeurd vóór de ingebruikname, wat het vertrouwen binnen de organisatie en de acceptatie ervan vergrootte.
PCS Innotec heeft de overstap gemaakt van een reactieve situatie naar een beheersbare, toekomstbestendige IT-omgeving.
Gedurende het hele project fungeerde Emixa als vertrouwd adviseur, leider op het gebied van projectmanagement en governance, en als partner voor verandering en acceptatie. Hun expertise op het gebied van IT-beheer, projectherstel, testen, gegevensmigratie en change management hielp het initiatief te stabiliseren en een duurzame basis voor groei te leggen.
.svg){kind=small}
