Van ECC naar S/4HANA, zonder ook maar één hiaat in de veiligheid

Een systeem dat bepaalt wie aan het werk mag gaan

Work Clearance Management (WCM) bepaalt of een onderhoudsopdracht kan worden gestart op een actieve productielijn. Het regelt hoe risico's worden beoordeeld, hoe werkvergunningen worden goedgekeurd en wat er moet worden afgetekend voordat iemand apparatuur mag aanraken.

Op de vestiging van Lanxess in de haven van Antwerpen moest dat WCM-systeem worden overgezet van SAP ECC naar S/4HANA. De eis was niet alleen om het te migreren, maar om dit te doen zonder ook maar één controleprocedure te wijzigen. Voor een site in de specialiteitenchemie is een vergunningenproces dat zelfs maar een paar dagen anders verloopt, geen aanvaardbaar neveneffect van een IT-project.

Van ECC naar S/4HANA: eerst overnemen, daarna vereenvoudigen

Het hoofddoel was om de bestaande WCM-configuratie over te zetten naar S/4HANA en elke veiligheidsrelevante controle precies te laten zoals ze was. Daarnaast maakte Emixa gebruik van de migratie om:

• Processen te vereenvoudigen die in ECC bestonden, maar in de praktijk al werden toegepast

• De configuratie af te stemmen op de structuur van S/4HANA, in plaats van tijdelijke oplossingen uit het ECC-tijdperk over te nemen
• Een overzichtelijkere, beter onderhoudbare opzet achter te laten voor het team dat het systeem dagelijks zou beheren

Checklistgestuurde workshop, geen open discussie

Een van de redenen waarom dit goed verliep, was de workshopvorm die Emixa doorheen het hele traject hanteerde. In plaats van open discussies organiseerde het team twee op checklists gebaseerde workshops met duidelijk gedefinieerde beslispunten. Dat hield in:

• Elk onderwerp werd systematisch afgehandeld en niet uitgesteld tot een latere vergadering
• Beslissingen werden vastgelegd op het moment dat ze werden genomen, en niet achteraf gereconstrueerd
• Configuratiekeuzes bleven gedurende het hele proces zichtbaar voor beide teams
• Er was een duidelijk referentiepunt om naar te verwijzen na de livegang, wanneer er vanzelf vragen zouden opkomen

Toen twee domeinen met elkaar botsten

Tijdens de implementatie kwamen veiligheid en onderhoudsuitvoering met elkaar in de knoop. Een stukje functionaliteit aan de kant van de onderhoudsuitvoering belemmerde de werking van de veiligheid, en de oorzaak was vanuit geen van beide kanten alleen te zien. In plaats van uit te zoeken welk domein de schuld had, pakten beide teams het aan als één gedeeld probleem.

We hebben het samen aangepakt, deelden de verantwoordelijkheid voor de analyse en hebben de interactie tussen de twee domeinen grondig doorgenomen totdat de hoofdoorzaak aan het licht kwam. Het is een tragere manier om te starten, maar zo los je dit soort problemen écht op. Beide teams kwamen er sterker uit.

Het resultaat: veiligheidscontroles intact, klaar voor meer sites

De migratie ging live en alle WCM-veiligheidscontroles werden ongewijzigd overgenomen. Lanxess beschikt nu over:

• Een vereenvoudigde, gestandaardiseerde WCM-configuratie die native op S/4HANA draait
• Een configuratie zonder workarounds uit het ECC-tijdperk
• Dezelfde logica voor vergunningen, risicobeoordelingen en goedkeuringen waarop de site vóór de migratie vertrouwde
• Een opzet die is ontworpen om hergebruikt te worden op andere vestigingen

“De gestructureerde workshopaanpak zorgde voor duidelijkheid bij elke beslissing die we namen. Het gaf ons het vertrouwen dat niets over het hoofd werd gezien en dat de WCM-migratie volledig was afgestemd op onze veiligheids- en operationele vereisten.”

— Dirk Meuser, hoofd Asset Management en Plant Maintenance, Lanxess NV

Wat het verschil maakte

De migratie bij Lanxess draaide niet om een technische checklist, maar om workshops met duidelijke beslispunten en twee teams die een gedeeld probleem ook echt samen aanpakten.

Dankzij die combinatie kon Lanxess een veiligheidskritisch systeem naar S/4HANA overzetten zonder ook maar één hiaat in de manier waarop vergunningen worden beoordeeld, goedgekeurd en gehandhaafd.