Waarom IT‑projecten slagen als governance, verandering en adoptie voorop staan: de PCS Innotec case

Hoe PCS Innotec en Emixa tijdens een SAP S/4HANA-implementatie weer structuur, controle en vertrouwen hebben hersteld.

PCSInnotecInternational ontwikkelt innovatieve onderhouds-, reparatie- en reinigingsproducten voor professioneel gebruik. Het bedrijf bedient vakbekwame technici in de automobiel-, industriële en bouwsector en distribueert zijn oplossingen internationaal vanuit het hoofdkantoor in België.

Toen PCS Innotec besloot om SAP S/4HANA binnen de groep en haar dochterondernemingen te implementeren, werd al snel duidelijk dat het project onder druk kwam te staan. Een combinatie van uitdagingen op het gebied van bedrijfsvoering, governance en oplevering zorgde voor toenemende spanningen tussen IT en de business.

Zoals Kristof Deckers, CFO van de groep, uitlegt:

“Ikmiste structuur en transparantie, waardoor ik onvoldoende zekerheid had over de voortgang en de kosten van het project.”

De uitdagingen

De belangrijkste uitdagingen waren onder meer:

• Inefficiënt projectmanagement, wat leidde tot een gebrek aan structuur en transparante communicatie.
• Onvoldoende gestructureerde processen voor incident- en wijzigingsbeheer, wat terugkerende problemen veroorzaakte.
• Grote afhankelijkheid van de externe implementatiepartner vanwege beperkte interne IT-capaciteit.
• Geen gestructureerde aanpak voor datamigratie en testen.
• Geringe betrokkenheid en acceptatie van gebruikers, en trage communicatie binnen de organisatie.

Deze situatie ondermijnde het vertrouwen in de oplevering en zorgde voor frustratie binnen de teams. Deckers benadrukt dat de betrokkenheid van het bedrijf bijzonder lastig was:

“Het is cruciaalomde hele organisatie vanaf het allereerste beginerbij te betrekkenen hen medeverantwoordelijk te maken voor het project.”

Waarom PCS Innotec voor Emixa koos

Bij de keuze van een partner keek PCS Innotec bewust verder dan alleen technische expertise. Vertrouwen, transparantie en daadkracht bleken doorslaggevend.

Zoals Kristof Deckers, CFO van de groep, benadrukt, speelde de manier van benaderen een cruciale rol:

“Eenvan de eerste dingen waar ik bij zo’n beslissing naar kijk, is een duidelijk gevoel van urgentie. De dag na ons eerste gesprek zaten de Managing Director van Emixa België en een van hun meest ervaren consultants al aan onze tafel. Ze luisterden vooral naar onze problemen en legden duidelijk uit hoe ze ons konden helpen. Maar ook wat we niet moestenverwachten.”

Deze open en pragmatische aanpak gaf PCS Innotec het vertrouwen dat Emixa niet alleen hun situatie begreep, maar ook bereid was realistische verwachtingen te scheppen. Vanaf het begin lag de focus op luisteren, begrijpen en gezamenlijk bepalen hoe de controle over het project weer kon worden teruggewonnen.

Hoe Emixa heeft bijgedragen

Emixa werd ingeschakeld om de controle, structuur en het vertrouwen te herstellen. Niet alleen door aan te dringen op oplevering, maar ook door duurzame werkwijzen te introduceren.

De aanpak omvatte:

• Een gestructureerd projectmanagementkader.
• Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden tussen interne teams en externe partners.
• Verdere ontwikkeling van robuuste maar pragmatische IT-servicemanagementprocessen.
• Gezamenlijke inspanningen bij het definiëren en uitvoeren van een goed doordachte strategie voor databeheer en -migratie.
• Een sterke focus op verandering, training en belangrijke gebruikers.
• Een gestructureerde testmethodiek voorafgaand aan de livegang.

Het effect was al snel zichtbaar. De samenwerking verbeterde en het bedrijf raakte actiever betrokken.

“Rollenen verantwoordelijkheden werden duidelijker, wat een positief effect had op de doorlooptijd, kwaliteit en kosten.”

Resultaten

Dankzij deze mensgerichte en gestructureerde aanpak:

• werd het project op tijd, binnen het budget en met de verwachte kwaliteit opgeleverd.
• Het aantal IT-incidenten nam af omdat de onderliggende oorzaken structureel werden aangepakt.
• Werd verandermanagement geïntegreerd met een duidelijke businesscase.
• Er werd gezorgd voor een hoge gegevenskwaliteit.
• Het systeem werd grondig getest en goedgekeurd voordat het in gebruik werd genomen.
• Het vertrouwen en de acceptatie binnen de hele organisatie zijn toegenomen.

PCS Innotec evolueerde van een reactieve situatie naar een beheerste, toekomstbestendige IT-omgeving.

De rol van Emixa

Gedurende het gehele project trad Emixa op als:

• Vertrouwde adviseur.
• Leider op het gebied van projectmanagement en governance.
• Partner voor verandering en implementatie.

Met expertise op het gebied van IT-beheer, projectherstel, testen, datamigratie en verandermanagement hielp Emixa PCS Innotec niet alleen het project te stabiliseren, maar ook een sterke basis te leggen voor duurzame groei.