Bij reguliere verhuur meldt u zich bij het inleveren van de goederen rechtstreeks bij het verhuurbedrijf. Beschikbaarheid, facturering en andere processen kunnen met standaardoplossingen worden afgehandeld. Maar wat als de retourstroom de leidende factor is in het verhuurproces en de controle vanuit de logistiek moet plaatsvinden? Biedt SAP dan nog steeds een oplossing?
Bedrijven die verhuisdozen, kratten, containers, vaten of ander herbruikbaar verpakkingsmateriaal verhuren, hebben te maken met hun eigen specifieke uitdagingen. De meeste huurders willen ook tegelijkertijd het transport van het verpakkingsmateriaal regelen. Bovendien wordt de herbruikbare verpakking meestal voor derden gebruikt. Dit kan een keten van ‘onderhuurders’ opleveren. In deze keten is het moeilijker om het exacte tijdstip van teruggave vast te stellen, wordt de registratie van de borg complexer en is de staat waarin het gehuurde materiaal wordt teruggebracht moeilijker te voorspellen.
Bij het verhuren van herbruikbare verpakkingen speelt niet het standaardverhuurproces de hoofdrol, maar het logistieke proces. De verhuurder levert niet alleen verpakkingen, maar zorgt er ook voor dat deze op locatie aankomen. Hiervoor is het gebruik van de logistieke modules van SAP nodig. Deze zijn echter niet ontworpen voor de retourzending van goederen.
Verhuurbedrijven van herbruikbare verpakkingen lossen dit probleem vaak op met maatwerkoplossingen. Dit kan een complexe reeks Excel-sheets zijn, of een dure eigen applicatie. Dergelijke oplossingen helpen in het begin, maar worden al snel onbeheersbaar. De koppeling met facturering en administratie zorgt voor problemen. Omdat het maatwerk gelijke tred moet houden met updates van reguliere bedrijfssoftware, stijgen de kosten in de loop van de tijd.
Het kan ook anders. SAP kan een eigen proces opzetten waarin verhuur op basis van logistiek centraal staat. Planning en voorraadreservering worden duidelijk gescheiden van de actuele voorraad. Dit creëert ruimte om rekening te houden met de unieke vereisten van de verhuur van herbruikbare verpakkingen. Deze aanpassingen ondersteunen het gehele proces binnen SAP. Aan het einde van de verhuurperiode kan de verdere afhandeling (facturering) via de gebruikelijke kanalen plaatsvinden.
Met deze aanpak verloopt het verhuurproces binnen de SAP-standaard. Goederenbewegingen worden geregistreerd en gefactureerd op basis van verkooporders. Hetzelfde geldt voor de planning van inspecties en het reinigen van de verhuurde apparatuur. Door geretourneerde verpakkingen van een batchnummer te voorzien, worden reiniging en inspectie een naadloos onderdeel van het verhuurproces.
Omdat alle gegevens binnen SAP blijven, zijn ze integraal toegankelijk en kunnen ze effectiever worden benut. Zo kunnen alle gegevens rondom het verhuurproces in één dashboard worden geïntegreerd. Dit maakt beheer op basis van uitzonderingen mogelijk. Een planner ziet direct wat er op voorraad is, wat er onderweg is en wat nog gecontroleerd moet worden. Door te filteren op afwijkingen van de standaard kan er direct op problemen worden gereageerd.
Dezelfde gegevens kunnen ook worden gebruikt om de voorraad betrouwbaar te voorspellen. Daarnaast kunnen andere details worden vastgelegd. Dit maakt het mogelijk om meer inzicht te krijgen in omringende factoren, zoals werkuren per dienst, waterverbruik per bestelling en slijtage per verpakking. Met dergelijke rapporten kan het management zich richten op cijfers en plannen voor de langere termijn beter onderbouwen.
De verhuur van herbruikbare verpakkingen is een belangrijk aspect van de circulaire economie. De sector die hierin actief is, groeit dan ook gestaag. Uitdagingen op het gebied van registratie en procesbeheer lijken die groei te vertragen. Dat hoeft echter niet zo te zijn. Verhuur op basis van een logistiek proces kan eenvoudig binnen SAP worden geïntegreerd. Dit houdt het verhuurproces beheersbaar en verbetert de informatievoorziening aan klanten.
Klaar voor een bedrijfsverandering? Bij Emixa delen we graag onze uitgebreide inzichten met u. Neem contact met ons op om te ontdekken hoe onze aanpak uw organisatie kan helpen floreren in het cloudtijdperk. Laten we samen de reis naar meer efficiëntie en effectiviteit beginnen!
Martijn van Dam
Martijn van Dam is senior consultant en heeft meer dan 20 jaar ervaring op het gebied van supply chain management en digitalisering.