Sinds de eerste release van SAP S/4HANA in 2014 heeft de nieuwste ERP-oplossing van SAP een aanzienlijke ontwikkeling doorgemaakt. Wat begon als Simple Finance, een financiële oplossing van de ‘volgende generatie’, is inmiddels uitgegroeid tot een volledig revolutionair ERP-systeem. Hoewel het systeem zeker niet nieuw is, worden er in de praktijk soms verkeerde implementatiekeuzes gemaakt.
Deze verkeerde keuzes worden gemaakt omdat traditionele implementatiemethoden niet altijd aansluiten bij zo’n revolutionair en modern ERP-platform. Dat is jammer, want de kracht van S/4 wordt hierdoor niet optimaal benut. Benieuwd naar deze fouten? En nog belangrijker: hoe kun je ze voorkomen? Dat lees je in deze blog.
Om deze implementatievalkuil te begrijpen, moet je eerst iets weten over IT- en database-architecturen. Ik zal uitleggen waarom. SAP had grote ambities met zijn visie op S/4. Naast het automatiseren van administratieve handelingen die geen toegevoegde waarde bieden, via RPA en Machine Learning, kun je denken aan meer realtime en zelfs voorspellende inzichten.
Al deze ambities hebben één ding gemeen: ze vereisen een nieuwe gebruikersinterface die uitzonderingen controleert en meer analytische functies mogelijk maakt. Om dat mogelijk te maken, was een geheel nieuwe database nodig.
Traditioneel zijn er twee systemen, namelijk Online Analytical Processing (OLAP) en Online Transactional Processing (OLTP). Het belangrijkste verschil tussen beide systemen is het doel. Een OLAP-systeem is ontworpen om snel grote hoeveelheden gegevens te verwerken, waardoor gebruikers snel meerdere dimensies van gegevens kunnen analyseren voor besluitvorming en analyse. OLTP-systemen daarentegen zijn bedoeld om grote hoeveelheden transactiegegevens van meerdere gebruikers te verwerken. Ze werken met relationele databases en kunnen kleine hoeveelheden gegevens in realtime bijwerken. Hoewel beide systemen goed zijn afgestemd op hun specifieke taken, brengt de scheiding ook nadelen met zich mee, zoals het ontbreken van realtime gegevensanalyse en reactieve rapportage. Het is belangrijk te streven naar analytische begeleiding bij uitzonderingen en automatisering van het operationele proces voor operationele uitmuntendheid.
SAP stond daarom voor de enorme uitdaging om de eigenschappen van beide systemen in één te verenigen. Deze ambitie resulteerde in de HANA-database, die optimaal analytisch inzicht biedt.
Hoe heeft SAP dat voor elkaar gekregen? Toverkunst? Nou, niet echt. De oplossing lag in een combinatie van het gebruik van een in-memory-database en een kolomgebaseerde manier van gegevensverwerking. Dit laatste maakt het mogelijk om gegevens efficiënt op te halen, omdat alleen relevante gegevens worden opgehaald in plaats van volledige records rij voor rij. Het resultaat is een uiterst vereenvoudigde tabelstructuur. Grote hoeveelheden gegevens kunnen in één tabel worden opgeslagen zonder dat dit ten koste gaat van de verwerkingssnelheid. Traditionele aggregatietabellen zijn overbodig geworden. De ‘universal journal’-tabellen binnen Finance zijn hiervan het beste voorbeeld.
Terug naar de valkuil: bestaande SAP-software moest worden geoptimaliseerd om gebruik te maken van de nieuwe, vereenvoudigde tabellen en zo ten volle te profiteren van de kracht van HANA. SAP is echter zo rijk aan functionaliteit dat niet alles in één keer kon worden gerealiseerd. Grote delen zijn al verbeterd, maar bij elke release wordt nog steeds nieuwe functionaliteit aangeboden. Uiteraard geoptimaliseerd voor HANA.
Bij Emixa zijn we voortdurend op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen en roadmaps van SAP. Dit maakt ons tot ambassadeur van de visie van SAP op automatisering en meer analytisch inzicht. Partijen die dit niet doen en vertrouwen op verouderde kennis en implementatiemethoden, lopen het risico in de valkuil te trappen van het gebruik van „oude“ functionaliteit of een verminderde gebruiksvriendelijkheid. Dat is jammer, want zo haalt u niet het maximale uit het moderne IT-platform dat SAP met S/4HANA biedt!
Figuur 1. Een voorbeeld van hoe transactiegegevens direct beschikbaar zijn in analytische weergaven
Traditionele implementatiemethoden gaan vaak gepaard met grote projecten. Bij voorkeur volgens de watervalmethode, waarbij de IT-afdeling vooraf duidelijke kaders en doelstellingen vaststelt.
De IT-afdeling vindt veranderingen in het ERP-landschap (zoals innovaties) vaak beangstigend, werkt traag en is in wezen gericht op het onderhouden van wat er al is. De bekende slogan ‘Don’t fix what ain’t broke’ beschrijft deze traditionele houding misschien wel het beste.
Dit staat in schril contrast met de steeds veeleisender wordende bedrijfsvoering. Met name de gevestigde orde lijdt onder de remmende voorsprong en verliest terrein aan snel innoverende start-ups of scale-ups. Ook de snelheid waarmee (IT-)innovaties plaatsvinden, vormt een probleem bij deze traditionele manier van denken. Een transformatieproject dat jaren duurt, is niet langer rendabel. Tegen de tijd dat de organisatie de implementatie heeft voltooid, is het systeem alweer verouderd.
Wat nodig is, is een werkwijze die flexibiliteit voorrang geeft boven projectstabiliteit en risicomijdend gedrag. Dit stelt ook technische eisen aan de ERP-oplossing. Omdat SAP niet langer één modulair systeem is, maar zich gedraagt als een technologieplatform, worden technische diepgang en integratiecomplexiteit geëlimineerd. De aanpak, die is gebaseerd op best practices, garandeert standaardisatie en harmonisatie voor die gebieden waar ‘goed’ goed genoeg is. Snelheid en flexibiliteit worden specifiek geboden voor concurrerend onderscheidende processen die behoren tot de innovatielaag in het systeemlandschap, bijvoorbeeld via Mendix als low-code-platform.
Het resultaat: een modulair, flexibel en wendbaar landschap en een ‘Composable ERP’. Dit biedt één oplossing per hoofdproces en beperkt daarmee het aantal leveranciers. Leveranciers worden strategische partners. Zij begrijpen de situatie, de uitdagingen en de ambities.
In lijn met valkuil 2 komt het vaak voor dat implementaties IT-gedreven zijn. Het bestaande systeem is verouderd en wordt niet langer ondersteund. Er wordt een eenvoudige businesscase opgesteld of er worden bedrijfsrisico’s afgewogen, en de opdracht in dergelijke situaties luidt: “implementeer een nieuw ERP-systeem”.
Het probleem met een dergelijke opdracht is dat deze silo’s onvoldoende overstijgt. De opdracht biedt geen ruimte voor een bedrijfsarchitectuur die is gebaseerd op waardecreatie.
Wat nodig is, is een bedrijfsgestuurde aanpak met een missie zoals: ‘efficiëntere en effectievere bedrijfsvoering’. Alleen dan ontstaat er een end-to-end-aanpak op basis van een ketenbenadering. Er zijn sleutelfiguren nodig uit elke afdeling die de bedrijfsprocessen en de bijbehorende uitdagingen echt begrijpen.
Figuur 2. Van IT-gedreven naar bedrijfsgedreven.
Deze valkuilen zijn niet bedoeld om u te ontmoedigen. Integendeel: als u deze valkuilen goed onderkent, kunt u passende maatregelen nemen.
Toch laten deze valkuilen zien dat een grootschalige ERP-implementatie niet onderschat mag worden. De juiste (implementatie)partner (we hebben immers gezien dat partnerschap verder gaat dan alleen de implementatie) is cruciaal. Dit voorkomt deze en andere valkuilen en verhoogt zo het rendement op uw investering.
Klaar voor een bedrijfsverandering? Bij Emixa delen we graag onze uitgebreide inzichten met u. Neem contact met ons op om te ontdekken hoe onze aanpak uw organisatie kan helpen floreren in het cloudtijdperk. Laten we samen de reis naar meer efficiëntie en effectiviteit beginnen!
Patrick Beks
Als directeur Technologie en innovatie speelt Patrick een cruciale rol bij het stimuleren van technologische innovatie, het bevorderen van een cultuur van voortdurende verbetering en het behouden van het concurrentievoordeel van Emixa op de markt.